Le bureau
Le bureau, sous contrôle.
Le problème n’est généralement pas le manque de logiciels. C’est le passage manuel d’un outil à l’autre, sans responsable clair, sans prochaine action et sans vue d’ensemble.
Nous partons de ce que vous avez déjà — votre logiciel comptable, votre messagerie et vos tableurs, comme Excel — et nous relions le travail qui se fait entre deux outils. Notre méthode vient de l’administration de construction, un des bureaux les plus exigeants qui soient : soumissions, facturation, comptes à recevoir, paie de chantier, dossiers. Elle s’applique à tout bureau où une ou deux personnes tiennent le fort.
Finances
L’argent se perd entre la vente et le compte de banque.
Ce qui coince
- Comptes à recevoir à 60 à 90 jours
- Factures fournisseurs qui dorment dans une boîte courriel
- Approbations par texto
- Fin de mois en rattrapage
- Aucun tableau de bord
Ce que nous relions
- Le cycle facturation → encaissement
- Un circuit d’approbation avec responsable et délai
- Une séquence de relance à paliers
- Le suivi des retenues et des engagements
- Un rapport d’une page chaque mois
Ce qui reste à votre comptable
- La tenue de livres
- Les états financiers
- La fiscalité
- Votre logiciel comptable reste votre système comptable
Paie et RH
Les heures arrivent par texto. La paie, elle, n’attend pas.
Ce qui coince
- Feuilles de temps ressaisies
- Accueil d’un nouvel employé éclaté en dix tâches
- Dossiers incomplets
- Accès jamais retirés au départ
- Formation donnée une seule fois
Ce que nous relions
- Le flux heures → validation → paie, sans ressaisie
- Une liste d’accueil et de départ avec responsables
- Les dossiers et les échéances RH au même endroit
- Des procédures courtes que l’équipe utilise vraiment
Ce qui est exclu
- Le traitement de la paie lui-même
- Le conseil en droit du travail
- Les décisions disciplinaires
- Toute interprétation des règles de la CNESST ou de la CCQ
Votre fournisseur de paie et vos conseillers gardent leur rôle.
Projets
Ce qui n’est pas suivi finit par coûter.
Ce qui coince
- Soumissions sans suivi
- Extras jamais facturés
- Échéances suivies de mémoire
- Terrain et bureau déconnectés
- Documents introuvables
Ce que nous relions
- Un tableau de suivi des soumissions : statut, documents, échéances, décision
- Le suivi des engagements et des dates
- La coordination entre le bureau et le terrain
- Un tableau de bord des projets
Ce qui est exclu
- L’estimation à votre place
- La rédaction de contrats
- La gestion de chantier
Direction
Décider avec des chiffres, pas de mémoire.
Ce qui coince
- Tout passe par le dirigeant
- Personne ne voit l’ensemble
- Décisions sans indicateurs
- Délégation impossible sans garde-fous
Ce que nous relions
- Un tableau de bord d’une page
- Des règles d’approbation claires
- Une délégation encadrée
- Une revue mensuelle avec la direction
Ce qui est exclu
- Toute garantie de résultat financier
- Toute décision prise à votre place
Démarrage
Partir du bon pied.
Pour qui
- Les repreneurs et les nouveaux propriétaires d’abord, par l’entremise de leur entreprise
- Les entrepreneurs dont l’entreprise vient d’être constituée ou immatriculée et qui veulent passer leurs soirées dans leur métier, pas dans la paperasse
Ce que nous montons
- La facturation et l’encaissement
- Le suivi des demandes et des clients
- La paie confiée à un fournisseur choisi, et reliée
- Les gabarits et les dossiers
- Un tableau de bord d’une page, puis un suivi mensuel le temps que tout se stabilise
Ce qui est exclu
- L’immatriculation et le choix de la forme juridique, réglés avec vos conseillers avant le mandat
- La fiscalité et le financement
- Le plan d’affaires : votre comptable, votre juriste et votre institution financière gardent ces questions
Offert aux entreprises déjà constituées en société ou immatriculées au Registraire des entreprises du Québec. Sur proposition, après un premier échange. Durée visée : quatre à six semaines, selon vos fournisseurs (paie, banque, logiciels) et la disponibilité de vos informations; l’échéancier est confirmé par écrit dans la proposition.
Commencez par voir clair.
Le Diagnostic couvre un processus, deux ou trois entrevues, une lecture des enjeux et des priorités à décider. Il peut conclure qu’il ne faut rien implanter.